Arbeitskräfteüberlassung in Österreich ist rechtlich gut geregelt — und genau deshalb müssen Sie als Beschäftigerbetrieb ein paar Dokumente parat haben. Diese Checkliste zeigt Ihnen, was rechtlich Pflicht ist, was der Personaldienstleister erledigt und was Sie selbst dokumentieren müssen.
1. Der Überlassungsvertrag — Pflicht-Dokument
Bevor eine Arbeitskraft zum ersten Einsatz kommt, muss ein Überlassungsvertrag zwischen Personaldienstleister (Überlasser) und Beschäftigerbetrieb geschlossen werden. Dieser Vertrag enthält gemäß § 11 AÜG (Arbeitskräfteüberlassungsgesetz):
- Name und Anschrift beider Parteien
- Beginn und voraussichtliche Dauer der Überlassung
- Art der Tätigkeit der Arbeitskraft
- Erforderliche fachliche Qualifikation
- Erforderliche besondere Eignung (z. B. Schutzkleidung-Tragen, Höhentauglichkeit)
- Beschäftigergruppe und Vergleichslohn-Hinweis
- Arbeitsort und vereinbarte Arbeitszeit
- Höhe des an den Überlasser zu zahlenden Entgelts
Bei uns bekommen Sie diesen Vertrag automatisch vor dem ersten Einsatz per E-Mail — Sie unterzeichnen, schicken zurück. Damit ist der Rechtsrahmen geklärt.
2. Was der Personaldienstleister erledigt (nicht Sie)
Das ist die gute Nachricht: 97 % der Personal-Bürokratie übernimmt der Dienstleister. Konkret:
- Anmeldung bei der Sozialversicherung (ÖGK)
- Lohnabrechnung, Lohnsteuer, SV-Beiträge, Kommunalsteuer
- Urlaubsabrechnung, Krankengeld, Mitarbeitervorsorge
- Arbeitnehmerschutzgesetz-Compliance (Arbeitsmediziner, Sicherheitsfachkraft)
- AÜG-konforme Vergleichslohn-Prüfung
- Versicherungen (Haftpflicht, Personalleihe-Versicherung)
- Personalakten der Arbeitskraft
Sie als Beschäftigerbetrieb bekommen am Ende des Monats eine Rechnung — fertig.
3. Was Sie als Beschäftigerbetrieb selbst dokumentieren müssen
Trotz der Entlastung gibt es Pflichten, die bei Ihnen bleiben:
3.1 Arbeitszeitaufzeichnung
Sie sind verpflichtet, die tatsächliche Arbeitszeit zu dokumentieren — pro Tag, mit Beginn, Ende und Pausen. Das ist gleichzeitig die Grundlage für die monatliche Verrechnung.
Akzeptierte Formen:
- Stempeluhr oder digitale Zeiterfassung (z. B. unsere PWA mit Check-in/Check-out)
- Tagebuch / Stundenzettel (vom Mitarbeiter unterschrieben und von Ihnen abgezeichnet)
- App-basierte Lösung mit GPS-Bestätigung
3.2 Sicherheitsunterweisung
Vor dem ersten Einsatz müssen Sie die überlassene Arbeitskraft arbeitsplatzspezifisch unterweisen — auch wenn der Dienstleister bereits allgemeine Schulungen gemacht hat. Konkret:
- Brandschutz und Fluchtwege Ihrer Location
- Notfall-Verhalten (Verletzung, medizinischer Notfall)
- Spezifische Gefahren am Arbeitsplatz (Friteuse, Glas, Schwerlast)
- PSA-Pflicht (z. B. rutschfeste Schuhe, Schnittschutzhandschuhe)
Dokumentation: kurze Checkliste, vom Mitarbeiter unterschrieben. Eine Seite reicht — aber sie muss da sein.
3.3 Gleichbehandlung dokumentieren
Das AÜG schreibt vor, dass überlassene Arbeitskräfte die gleichen wesentlichen Arbeitsbedingungen haben müssen wie Ihre Stammbelegschaft (gleicher Pausenanspruch, gleicher Zugang zu Kantine, Sanitäranlagen etc.).
In der Praxis: kein eigenes Dokument nötig, aber bei Beschwerden oder einer Prüfung müssen Sie nachweisen können, dass keine Schlechterstellung passiert ist.
3.4 Aufbewahrungspflichten
Diese Dokumente müssen Sie 7 Jahre aufbewahren:
- Überlassungsvertrag (Original)
- Arbeitszeitaufzeichnungen
- Sicherheitsunterweisungen
- Rechnungen und Zahlungsbelege
4. Was Sie NICHT brauchen (häufiges Missverständnis)
Beschäftigerbetriebe sind oft besorgt, ob sie zusätzliche Dokumente brauchen — meistens nein:
- ❌ Kein Arbeitsvertrag mit der überlassenen Arbeitskraft (das ist Sache des Überlassers)
- ❌ Keine ÖGK-Anmeldung (macht der Überlasser)
- ❌ Kein Lohnzettel-Erstellung (macht der Überlasser)
- ❌ Keine Mitarbeitervorsorge-Beiträge (macht der Überlasser)
5. Bei einer GPLA-Prüfung — was vorgelegt wird
Die ÖGK macht GPLA-Prüfungen (Gemeinsame Prüfung lohnabhängiger Abgaben). Wenn das in Ihrem Betrieb passiert und überlassene Arbeitskräfte im Einsatz waren, prüft der Prüfer typischerweise:
- Existenz des Überlassungsvertrags
- Übereinstimmung Rechnung ↔ Stundenaufzeichnung
- Sicherheitsunterweisung-Dokumentation
- Korrekte Gleichbehandlung
Wer diese vier Dinge sauber hat, kommt durch jede Prüfung. Das sind keine 5 Stunden Aufwand im Monat — sondern eine Routine, die einmal etabliert reibungslos läuft.
6. Praxis: unsere Übergabe-Pakete
Bei jedem Erstauftrag von YuTu bekommen Sie automatisch:
- Überlassungsvertrag-Vorlage (signiert + erläutert)
- Stundenzettel-Template (PDF + Excel)
- Sicherheitsunterweisung-Checkliste (1-Seiter)
- Beispiel-AGB für Arbeitskräfteüberlassung
Sie sparen damit den juristischen Erstaufwand. Ab Auftrag 2 ist die Übergabe komplett digital — der Stundenzettel wird in unserer PWA von der Arbeitskraft direkt erfasst und Sie bekommen den Monatsbericht per E-Mail.
Fazit
Arbeitskräfteüberlassung in Österreich ist bürokratisch leichter als die meisten Beschäftigerbetriebe glauben — wenn Sie mit einem seriösen Dienstleister arbeiten. Vier Dokumente sind Ihre Verantwortung (Vertrag, Arbeitszeit, Sicherheit, Aufbewahrung), den Rest macht der Personaldienstleister.
Wenn Sie eine konkrete Frage zur Compliance haben oder eine kostenlose Erstberatung wollen — schreiben Sie uns oder rufen Sie an unter +43 670 6526 257.