Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt. Datenschutzanfragen können an die oben genannten Kontaktdaten gerichtet werden.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Abhängig davon, in welcher Beziehung eine Person zu YuTu steht und welche unserer Leistungen oder Systeme genutzt werden, können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Anschrift und Wohnort, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Unternehmenszugehörigkeit und Funktion, Kunden- und Kontaktdaten, Personal- und Benutzerzuordnungen
• Bewerbungsdaten, Lebenslauf und beruflicher Werdegang, Berufserfahrung, Qualifikationen, Zertifikate und Nachweise
• gewünschte Beschäftigungsart, Position und Tätigkeit, Eintrittsdatum, Vertragsdaten, Vergütungs- und abrechnungsrelevante Daten
• Personalanfragen und Personalbedarf, Einsatz- und Schichtdaten, Einsatzort, Verfügbarkeiten
• Arbeitszeitdaten, Check-in- und Check-out-Zeitpunkte, Pausen, dokumentierte Korrekturen und Abweichungen
• Urlaubs- und Abwesenheitsdaten, Onboarding- und Offboardingdaten, hochgeladene Dokumente, Kommunikationsdaten, Bewerbungsstatus
• technische Nutzungs- und Sicherheitsdaten, IP-Adresse, Datum und Uhrzeit von Systemvorgängen, Browser-, Geräte- und Betriebssysteminformationen, Authentifizierungs- und Sitzungsinformationen, Protokoll- und Auditdaten

Wir verarbeiten grundsätzlich nur jene personenbezogenen Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

Besuch unserer Website

Beim Besuch unserer Website yutustaff.at können insbesondere folgende technische Daten verarbeitet werden:

• IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten
• Referrer-Informationen, Browsertyp und Browserversion, Betriebssystem, verwendetes Endgerät
• technische Protokolldaten

Diese Verarbeitung dient insbesondere der technischen Bereitstellung der Website, der IT-Sicherheit, der Fehleranalyse sowie der Verhinderung von Missbrauch und unberechtigten Zugriffen. Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einem sicheren und funktionsfähigen Internetauftritt.

Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, über unsere Website oder über ein Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die zur Bearbeitung der Anfrage erforderlichen Daten. Hierzu können insbesondere gehören:

• Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen
• Inhalt der Anfrage, Kommunikationsverlauf und freiwillig übermittelte Informationen

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage. Je nach Inhalt erfolgt die Verarbeitung insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Zusammenhang mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung geschäftlicher und sonstiger Anfragen. Gesetzliche Verpflichtungen können zusätzlich eine Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO erforderlich machen.

Personalanfragen von Unternehmen und Privatpersonen

Über unsere Website können Unternehmen sowie Privatpersonen Personal anfragen bzw. ihren Personalbedarf an YuTu übermitteln.

Im Rahmen einer solchen Anfrage können insbesondere verarbeitet werden:

• Name der anfragenden Person, Unternehmen (soweit vorhanden), Funktion bzw. Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• gewünschte Personalanzahl, benötigte Tätigkeit bzw. Qualifikation, Einsatzort, gewünschter Einsatzzeitraum, Arbeits- bzw. Einsatzzeiten
• besondere Anforderungen an den Einsatz, Angaben zum Personalbedarf, Inhalt der Anfrage und sonstige freiwillig übermittelte Informationen

Die Verarbeitung dient insbesondere dazu, den Personalbedarf zu prüfen, mit der anfragenden Person Kontakt aufzunehmen, ein Angebot zu erstellen, geeignete Arbeitskräfte bzw. Bewerber:innen zu ermitteln und eine mögliche Arbeitskräfteüberlassung, Personalvermittlung oder sonstige zulässige Personaldienstleistung vorzubereiten und durchzuführen. Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags erforderlich ist. Soweit eine Anfrage im geschäftlichen Zusammenhang durch Ansprechpartner:innen eines Unternehmens gestellt wird, kann die Verarbeitung außerdem auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und unserem berechtigten Interesse an der Bearbeitung und Durchführung geschäftlicher Anfragen beruhen.

Bewerbungen und Recruiting

Über unsere Website und andere von YuTu bereitgestellte Bewerbungswege können Bewerbungen übermittelt werden. Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

• Name und Kontaktdaten, Wohnort, Lebenslauf und beruflicher Werdegang
• Berufserfahrung, Qualifikationen, Zertifikate und Nachweise
• gewünschter Arbeitsbeginn, Verfügbarkeit, gewünschte Beschäftigungsart und gewünschte Einsatzbereiche
• Bewerbungsnachrichten und -unterlagen, Informationen über Bewerbungsgespräche, Bewerbungsstatus sowie für das Bewerbungsverfahren erforderliche interne Dokumentationen

Die Daten werden insbesondere zur Entgegennahme und Prüfung von Bewerbungen, Kommunikation mit Bewerber:innen, Organisation von Bewerbungsgesprächen, Verwaltung des Bewerbungsstatus, Vorbereitung einer möglichen Einstellung oder Zusammenarbeit sowie zur Dokumentation des Bewerbungsverfahrens verarbeitet. Je nach Verarbeitung kommen insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c und lit. f DSGVO sowie, soweit tatsächlich erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlagen in Betracht.

Registrierung und Zusammenarbeit mit freien Dienstnehmer:innen

Personen können sich bei YuTu als freie Dienstnehmer:innen registrieren. Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

• Stamm- und Kontaktdaten, gewünschte Tätigkeiten und Einsatzbereiche, Verfügbarkeiten
• Berufserfahrung, Qualifikationen, Zertifikate, Dokumente und Vertragsdaten
• angebotene und angenommene Einsätze, Einsatzorte und Einsatzzeiten, Vergütungs- und Abrechnungsdaten, Kommunikationsdaten

Die Verarbeitung dient insbesondere der Prüfung und Vorbereitung einer Zusammenarbeit, Einsatzplanung, Vertragsdurchführung, Kommunikation, Dokumentation und Abrechnung. Eine Registrierung allein begründet keinen Anspruch auf einen Einsatz oder den Abschluss eines Vertrags.

HR-, Recruiting- und Workforce-System

YuTu verwendet ein digitales HR-, Recruiting- und Workforce-System zur Verwaltung von Bewerber:innen, Mitarbeiter:innen und freien Dienstnehmer:innen. Das System kann insbesondere für folgende Zwecke eingesetzt werden:

• Bewerberverwaltung, Personalverwaltung und Verwaltung freier Dienstnehmer:innen
• Personalstammdatenverwaltung, Recruiting, Onboarding und Offboarding
• Vertragsverwaltung, Dokumentenverwaltung und Qualifikationsverwaltung
• Einsatzplanung, Schichtplanung, Verwaltung von Verfügbarkeiten, Arbeitszeiterfassung
• Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Kommunikation und Aufgabenverwaltung
• Berichte und Auswertungen, Nachweisführung sowie Vorbereitung und Durchführung abrechnungsrelevanter Prozesse

Der Zugriff auf personenbezogene Daten wird entsprechend den jeweiligen Rollen und Berechtigungen beschränkt. Personenbezogene Daten sollen nur solchen Personen zugänglich sein, die sie für ihre jeweiligen Aufgaben benötigen.

Employee Portal

Mitarbeiter:innen und freie Dienstnehmer:innen können, soweit für sie freigeschaltet, ein persönliches Employee Portal nutzen. Dort können insbesondere folgende Daten verarbeitet bzw. bereitgestellt werden:

• persönliche Stammdaten, Vertragsinformationen, Verträge und Dokumente
• eigene Arbeitszeiten, Urlaubs- und Abwesenheitsinformationen
• Onboardinginformationen, Mitteilungen und Kommunikation
• gegebenenfalls entgelt- oder abrechnungsbezogene Dokumente

Der Zugriff erfolgt über das jeweilige Benutzerkonto und ist auf die für die jeweilige Person vorgesehenen Informationen und Funktionen beschränkt.

Workforce App und Einsatzverwaltung

YuTu stellt für operative Workforce-Prozesse eine digitale Workforce-Anwendung bereit. Diese kann insbesondere für folgende Funktionen verwendet werden:

• Anzeige eigener Schichten und Einsätze, Verwaltung angenommener Einsätze
• Anzeige von Einsatzzeiten und Einsatzorten
• Anzeige offener Einsätze für freie Dienstnehmer:innen
• Verwaltung von Verfügbarkeiten freier Dienstnehmer:innen
• digitaler Check-in und Check-out sowie Anzeige arbeitszeitbezogener Informationen

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Organisation und Durchführung von Einsätzen, zur Durchführung des Beschäftigungs- bzw. Vertragsverhältnisses, zur Arbeitszeitdokumentation und Abrechnung sowie zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen.

Digitale Arbeitszeiterfassung

YuTu verwendet ein digitales System zur Erfassung und Dokumentation von Arbeits- und Einsatzzeiten. Beginn und Ende einer Arbeitszeit bzw. eines Einsatzes können insbesondere durch Check-in und Check-out mittels eines dem jeweiligen Einsatzort zugeordneten QR-Codes dokumentiert werden.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Identität bzw. Benutzerzuordnung der Arbeitskraft, Mitarbeiter- bzw. Vertragszuordnung
• Einsatz bzw. Schicht, Einsatzort, Datum
• Check-in-Zeit, Check-out-Zeit, Pausen und errechnete Arbeitszeit
• dokumentierte Korrekturen und Abweichungen, Zeitpunkt und Art einer Korrektur
• technische Protokolldaten und für Sicherheit und Nachvollziehbarkeit erforderliche Auditdaten

Der QR-Code dient insbesondere der Zuordnung des Zeiterfassungsvorgangs zum jeweiligen Einsatzort. Die Daten werden insbesondere verarbeitet für:

• Arbeitszeitdokumentation und Nachweis geleisteter Arbeits- bzw. Einsatzzeiten
• Einsatzverwaltung, Kontrolle und Klärung von Abweichungen
• Erfüllung gesetzlicher Dokumentationspflichten, Abrechnung und Erstellung von Arbeitszeit- und Einsatznachweisen
• Verhinderung und Aufklärung von Missbrauch oder Manipulation sowie IT- und Systemsicherheit

Bei fehlenden oder fehlerhaften Erfassungen können die tatsächlichen Arbeitszeiten geprüft und erforderliche Korrekturen nachvollziehbar dokumentiert werden. Eine dauerhafte Standortüberwachung von Mitarbeiter:innen oder freien Dienstnehmer:innen außerhalb der für die jeweilige Zeiterfassung erforderlichen Vorgänge findet durch das YuTu-Zeiterfassungssystem nicht statt.

Zeiterfassungsprotokolle für Beschäftiger und Auftraggeber

Im Rahmen der Arbeitskräfteüberlassung bzw. Einsatzabrechnung können die für einen Einsatz erfassten Arbeitszeitdaten dem jeweiligen Beschäftiger oder Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden. YuTu übermittelt im Zusammenhang mit der Abrechnung insbesondere ein Zeiterfassungsprotokoll. Dieses kann insbesondere enthalten:

• Name bzw. eindeutige Zuordnung der Arbeitskraft, Auftrag bzw. Einsatz, Einsatzort und Einsatzdatum
• Check-in-Zeit, Check-out-Zeit, Pausen und berechnete bzw. abgerechnete Arbeitszeit
• dokumentierte Korrekturen oder Abweichungen sowie sonstige für Nachweis und Abrechnung erforderliche Zeitangaben

Die Übermittlung erfolgt nur, soweit sie für die Durchführung, Dokumentation, Prüfung oder Abrechnung des jeweiligen Einsatzes erforderlich und rechtlich zulässig ist.

Digitale Verträge und Vertragsdokumentation

Verträge und andere personal- oder einsatzbezogene Dokumente können über das YuTu-System digital erstellt, bereitgestellt, angenommen bzw. elektronisch unterzeichnet und archiviert werden.

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

• Identität der Vertragsparteien, Vertragsinhalte, Vertragsnummer und Vertragsversion
• Zeitpunkt der Erstellung und Bereitstellung sowie Zeitpunkt der Annahme bzw. Unterzeichnung
• Benutzer- bzw. Unterzeichnerzuordnung, technische Nachweisdaten, Audit- und Protokolldaten
• Informationen zur Integrität des Vertragsdokuments und gegebenenfalls elektronische Signaturdaten

Die Verarbeitung dient insbesondere der Durchführung und Dokumentation von Vertragsabschlüssen, der Nachweisbarkeit von Vertragserklärungen, der Sicherstellung der Integrität und Nachvollziehbarkeit von Vertragsdokumenten sowie der Erfüllung gesetzlicher Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten. Soweit externe Vertrauens- oder Signaturdienste eingesetzt werden, können personenbezogene Daten entsprechend den gesetzlichen Voraussetzungen an den jeweiligen Anbieter übermittelt werden.

Dokumentenverwaltung

Im Rahmen unserer HR- und Workforce-Prozesse können insbesondere folgende Dokumente gespeichert und verarbeitet werden:

• Bewerbungsunterlagen, Arbeits- und Dienstverträge, Vertragsversionen
• Qualifikationsnachweise und Zertifikate, Onboarding- und Offboardingunterlagen
• arbeitsbezogene Dokumente, Einsatzunterlagen und abrechnungsrelevante Dokumente
• sonstige für das jeweilige Vertrags- oder Beschäftigungsverhältnis erforderliche Unterlagen

Der Zugriff wird entsprechend den vorgesehenen Rollen und Berechtigungen beschränkt.

Urlaub, Abwesenheiten sowie Onboarding und Offboarding

Für Mitarbeiter:innen können Daten über Urlaub, sonstige Abwesenheiten sowie Onboarding- und Offboardingprozesse verarbeitet werden. Hierzu können insbesondere Antragsdaten, Zeiträume, Statusinformationen, Freigaben, zuständige Personen, Aufgaben und erforderliche Dokumente gehören. Soweit dabei Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, erfolgt dies nur, wenn eine entsprechende gesetzliche Grundlage besteht.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO können insbesondere Gesundheitsdaten, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, politische Meinungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische oder biometrische Daten oder Angaben zur sexuellen Orientierung umfassen. YuTu verarbeitet solche Daten nur, wenn und soweit dies für einen konkreten Zweck erforderlich und rechtlich zulässig ist. Bewerber:innen werden insbesondere gebeten, keine für das Bewerbungsverfahren nicht erforderlichen sensiblen Daten zu übermitteln.

Rechtsgrundlagen

Je nach Verarbeitungsvorgang stützen wir die Verarbeitung insbesondere auf:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung, soweit eine solche erforderlich und freiwillig erteilt wurde.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Wahrung berechtigter Interessen, soweit nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen.

Bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten werden zusätzlich die Voraussetzungen des Art. 9 DSGVO berücksichtigt.

Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich und rechtlich zulässig ist, insbesondere folgenden Personen oder Empfängerkategorien zugänglich gemacht werden:

• zuständigen Mitarbeiter:innen von YuTu, Geschäftsführung, Personalabteilung, Recruiting-Verantwortlichen, zuständigen Führungskräften und Disponent:innen, IT- und Systemadministration
• Beschäftigern und Auftraggebern im Zusammenhang mit konkreten Einsätzen
• technischen Dienstleistern, Hosting- und Cloudanbietern, E-Mail- und Kommunikationsdienstleistern
• HR-/Recruiting-/Workforce-Systemanbietern, Dokumentenspeicheranbietern, IT-Sicherheitsdienstleistern
• gegebenenfalls Signatur- bzw. Vertrauensdiensteanbietern
• Steuerberatung und Lohnverrechnung sowie Rechts- und sonstigen beruflichen Berater:innen
• Sozialversicherungsträgern, Behörden und Gerichten, soweit dies erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist

Beschäftiger und Auftraggeber erhalten nur solche personenbezogenen Daten, die für die jeweilige Zusammenarbeit, den konkreten Einsatz, die Nachweisführung oder Abrechnung erforderlich sind.

Base44 und technische Infrastruktur

Für die Bereitstellung wesentlicher Teile unseres digitalen HR-, Recruiting- und Workforce-Systems, des Employee Portals und der Workforce App nutzen wir die Plattform Base44. Base44 verarbeitet im Rahmen der Bereitstellung der Plattform personenbezogene Daten als technischer Dienstleister bzw. Auftragsverarbeiter. Base44 kann hierfür weitere Unterauftragsverarbeiter einsetzen. Hierzu gehören nach den jeweils aktuellen Angaben von Base44 insbesondere Anbieter für:

• Datenspeicherung und Hosting, Serverinfrastruktur
• E-Mail-Übertragung, technische Protokollierung und Analyse
• IT-Sicherheit sowie KI- und Sprachmodellfunktionen

Base44 nennt aktuell unter anderem Mongo, Render, SendGrid, Google Cloud, OpenAI, Anthropic, Wix.com Ltd., Datadog, Langfuse und Logfire als Unterauftragsverarbeiter. Da sich Unterauftragsverarbeiter ändern können, richtet sich die jeweils aktuelle Liste nach den von Base44 veröffentlichten Angaben. Base44 stellt außerdem ein Data Processing Addendum zur Regelung der Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag seiner Kunden bereit.

KI-gestützte Funktionen

YuTu kann innerhalb seines Systems KI-gestützte Funktionen zur Unterstützung bestimmter Arbeitsabläufe einsetzen. Diese können beispielsweise bei administrativen Prozessen, bei der Suche und Aufbereitung von Informationen oder im Rahmen von Assistenzfunktionen eingesetzt werden. Je nach verwendeter Funktion können die zur Bearbeitung erforderlichen Informationen an einen hierfür eingesetzten KI-Dienst übermittelt werden. Base44 nennt derzeit unter anderem OpenAI und Anthropic als Unterauftragsverarbeiter für API-Aufrufe an Sprachmodelle.

Der Zugriff auf personenbezogene Daten wird nach den jeweiligen technischen und organisatorischen Berechtigungen beschränkt. YuTu trifft keine Entscheidung über die Einstellung oder Ablehnung von Bewerber:innen ausschließlich aufgrund einer automatisierten Verarbeitung oder ausschließlich durch ein KI-System. Soweit KI-gestützte Funktionen in Personalprozessen eingesetzt werden, dienen sie der Unterstützung menschlicher Arbeitsabläufe und Entscheidungen.

Datenverarbeitung in den USA und anderen Drittländern

Die von YuTu eingesetzte Base44-Plattform speichert App-Daten nach den aktuellen Angaben von Base44 standardmäßig in den USA. Bei bestimmten Base44-Tarifen können andere Datenregionen gewählt werden. Solange für unseren Workspace keine abweichende Datenregion konfiguriert wurde, ist daher von der von Base44 angegebenen Standardregion USA auszugehen. Base44 weist außerdem darauf hin, dass bestimmte Medien-, Konto- und Abrechnungsdaten auch bei Auswahl einer anderen Region weiterhin in den USA verarbeitet werden können.

Dadurch können personenbezogene Daten an Empfänger bzw. Auftragsverarbeiter in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in die USA, übermittelt oder dort verarbeitet werden. Solche Übermittlungen erfolgen unter Beachtung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. Base44 gibt an, hierfür je nach Empfänger insbesondere folgende Übermittlungsmechanismen einzusetzen: Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission, das EU-US Data Privacy Framework, EU-Standardvertragsklauseln oder andere nach dem anwendbaren Datenschutzrecht zulässige Mechanismen. Dies ist auch im Data Processing Addendum von Base44 vorgesehen.

E-Mail- und Kommunikationsdienste

Zur Durchführung unserer Kommunikation können externe E-Mail- und Kommunikationsdienstleister eingesetzt werden. Soweit solche Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag von YuTu verarbeiten, werden sie entsprechend den datenschutzrechtlichen Anforderungen eingebunden.

Soweit unsere Workforce-Plattform selbst E-Mails oder Systemnachrichten versendet, kann hierfür die technische Infrastruktur von Base44 bzw. deren Unterauftragsverarbeitern eingesetzt werden. Base44 nennt derzeit insbesondere SendGrid in den USA für E-Mail-Übertragung und externe Kommunikation.

Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website kann Cookies und ähnliche Technologien verwenden. Technisch erforderliche Technologien können insbesondere erforderlich sein, damit:

• die Website und Formulare funktionieren
• Sicherheitsfunktionen bereitgestellt werden
• Authentifizierungen durchgeführt und Sitzungen aufrechterhalten werden

Nicht technisch erforderliche Statistik-, Analyse-, Marketing- oder Tracking-Technologien werden nur eingesetzt, soweit eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht und, sofern erforderlich, eine wirksame Einwilligung erteilt wurde. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungs-, Dokumentations- oder Nachweispflichten bestehen. Die konkrete Speicherdauer hängt insbesondere von der Art der Daten, dem Verarbeitungszweck und dem jeweiligen Rechtsverhältnis ab.

Bewerbungsdaten werden nach Abschluss eines Bewerbungsverfahrens gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für das Verfahren und die Wahrung zulässiger Interessen nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen. Bei einer ausdrücklichen Einwilligung zur Aufnahme in einen Bewerber:innen-Pool können Daten entsprechend dieser Einwilligung länger gespeichert werden.

Daten von Mitarbeiter:innen und freien Dienstnehmer:innen können während des jeweiligen Beschäftigungs- bzw. Vertragsverhältnisses und anschließend entsprechend den anwendbaren gesetzlichen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen gespeichert werden. Dies kann insbesondere betreffen:

• Verträge und Vertragsnachweise, Arbeitszeitaufzeichnungen und Zeiterfassungsprotokolle
• Einsatzdaten, Abrechnungsunterlagen sowie steuer- und buchhaltungsrelevante Daten
• Dokumentations- und Nachweisdaten sowie erforderliche Audit- und Sicherheitsprotokolle

Daten aus Personalanfragen von Unternehmen oder Privatpersonen werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung der Anfrage, die Durchführung eines daraus entstehenden Vertragsverhältnisses, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Geltendmachung bzw. Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzliche oder sonstige zulässige Grundlage für eine weitere Speicherung besteht.

Bewerber:innen-Pool

Wenn Bewerber:innen ausdrücklich darin einwilligen, auch für zukünftige passende Stellen berücksichtigt zu werden, können ihre Bewerbungsdaten über das ursprüngliche Bewerbungsverfahren hinaus gespeichert werden. Die Teilnahme ist freiwillig. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Datensicherheit

YuTu trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Hierzu können insbesondere gehören:

• Rollen- und Berechtigungssysteme, Zugriffsbeschränkungen und Authentifizierung
• sichere Datenübertragung und Verschlüsselung, soweit angemessen
• geschützte Dokumentenspeicherung, Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge und Audit-Protokolle
• Backups, Sicherheitsupdates und organisatorische Zugriffsbeschränkungen

Base44 gibt für seine Plattform insbesondere Verschlüsselung während der Übertragung mittels TLS 1.2+ und AES-256-Verschlüsselung ruhender Daten sowie Zertifizierungen nach ISO 27001 und SOC 2 Type II an.

Automatisierte Entscheidungen

YuTu trifft keine Entscheidungen über die Einstellung oder Ablehnung von Bewerber:innen ausschließlich aufgrund einer automatisierten Verarbeitung, soweit nicht die gesetzlichen Voraussetzungen für eine solche Verarbeitung erfüllt sind. Insbesondere wird eine Bewerbung nicht ausschließlich durch ein KI-System automatisch angenommen oder abgelehnt. Soweit technische oder KI-gestützte Werkzeuge eingesetzt werden, dienen diese grundsätzlich der Unterstützung der zuständigen Personen.

Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
• Rechte im Zusammenhang mit automatisierten Entscheidungen gemäß Art. 22 DSGVO, soweit dessen Voraussetzungen vorliegen

Die Ausübung dieser Rechte kann gesetzlichen Einschränkungen unterliegen, beispielsweise wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten einer Löschung entgegenstehen.

Datenschutzanfragen

Zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte oder bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich an uns wenden:

Um eine unberechtigte Offenlegung personenbezogener Daten zu verhindern, können wir bei entsprechenden Anfragen zusätzliche Informationen zur Feststellung der Identität verlangen, soweit dies erforderlich und zulässig ist.

Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht, Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzubringen. Für Österreich:

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

YuTu kann diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich Datenverarbeitungen, technische Systeme, eingesetzte Dienstleister oder gesetzliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung wird insbesondere auf unserer Website veröffentlicht.

Stand dieser Datenschutzerklärung: 21.09.2026